Comment sélectionner une conciergerie d'entreprise ?

Nous avons listé un ensemble de critères qui devraient permettre à chaque structure employeur de définir précisément la conciergerie d’entreprise qui lui correspond. Ces points sont regroupés dans un questionnaire

que vous pouvez recevoir par mail en faisant la demande à concierge.durable[[ a ]] yahoo . fr (remplacer [[ a ]] par @).

Voici les thèmes de ce questionnaire :

1. Quelle conciergerie d’entreprise correspond au mieux à ma structure ?
2. Comment analyser le niveau de sérieux d’une conciergerie d’entreprise ?
3. Quels services proposer aux salariés ? Ont-ils des attentes ? Y a-t-il des contraintes par rapport à mon site ?
4. Quels moyens d’accès demander ?
5. Quel degré d’engagement de mon entreprise ?
6. Quels critères prouveront que la conciergerie d’entreprise est un succès ?

Ce questionnaire peut également être utile aux journalistes qui voudraient présenter un sujet sur la conciergerie d'entreprise, en leur donnant une liste de points à aborder avec leur interlocuteur.

Voici d’ors et déjà des éléments génériques.

Les services proposés?

Chaque conciergerie d’entreprise a sa propre liste de services, qui devrait s’adapter à la demande de ses clients, selon le profil des salariés : CSP, âge, éloignement entre domicile et travail, mode de transport utilisé, attente des salariés…

Les services les plus répandus sont:

·   repassage,

·   pressing,

·   retouches,

·   cordonnerie et maroquinerie,

·   panier de produits alimentaires,

·   réception de colis personnel et vente de timbres,

·   faciliter le recours aux SAP (services à la personne) pour ménage, garde d'enfants, bricolage, jardinage, informatique

·  idées cadeaux

·  livraison de fleurs

·  entretien de véhicules (nettoyage et suivi du carnet d’entretien)

·  Papiers administratifs

·  soins esthétique et de bien-être (coiffure, modelage, relaxation)…

La sélection des prestataires

Chaque conciergerie a son propre positionnement.

· haut de gamme,

· low cost,

· durable, éthique et social ,

·  prestations événementielles,

·  …

Le choix des prestataires et des prestations se fait donc en fonction de cette orientation stratégique.

A chaque structure cliente de définir ce qui convient à ses salariés, mais également en fonction de l’objectif de la mise en place de la conciergerie d’entreprise.

Les moyens d’accès

Toutes les conciergeries proposent un accès

·  par mail

·  téléphone, souvent un portable.

Certaines complètent la relation abonnés par

·  le biais de présences physiques ponctuelles, régulières, au sein des structures clientes

·  un centre d’appels qui prend en charge les demandes d’informations et renseigne sur les identifiants et mots de passe, quand ils sont nécessaires.

Comment se font les demandes ?

·  par téléphone

·  par mail

·  à partir de formulaire papier à remplir et à déposer dans une urne. Ce qui implique d’être sur le lieu de travail au moment où l’abonné éprouve un besoin de service.

·  Mais les conciergeries modernes fonctionnent évidemment avec une interface internet pour leurs abonnés, voir leur client entreprise. Celle-ci permet de se connecter 24h/24, 7j/7 depuis n’importe quel ordinateur au bureau et à domicile, ou via un smartphone. Car c’est bien souvent lorsque l’on se retrouve à la maison devant ses chaussures à réparer ou sa pile de linge à repasser, que l’on a envie de recourir à l’intervention du concierge d’entreprise. Entrainé(e) par le tourbillon du quotidien, nous oublions souvent ces petites taches du quotidien jusqu’à ce que l’on en ait un besoin urgent.

·  Lorsque tous les salariés d’une structure n’ont pas accès à un poste informatique du fait de leur fonction, la conciergerie d’entreprise dès lors qu’elle a une mission sociale, se doit de proposer des bornes interactives accessibles à tous.

Quel coût représente l’installation d’une conciergerie d’entreprise

Là encore de grands écarts sont possibles dans le fonctionnement :

·  Abonnements pris en charge par l’employeur qui désire proposer un avantage social différenciant

·  Abonnement payé par le salarié et par l’employeur, sur le modèle des tickets restaurants

·  Abonnement entièrement à la charge du salarié, l’employeur ne fait qu’accueillir la conciergerie dans ses locaux

·   Pas d’abonnement, mais des coûts de prestations supérieurs au prix du marché

·   Un forfait à l’heure

Le montant des abonnements dépend de plusieurs critères qui sont variables

·  Nombre de salariés sur un même site

·  Nombres de sites

·  Situation géographique du ou des sites

·  Durée et nombre de permanences physiques

·  S’il y a des services inhabituels, spécifiquement demandés

·  Le nombre de passages pour le ramassage et la livraison des articles

·  Les horaires d’ouverture des services de conciergerie

Bien entendu la présence d’un plus grand nombre d’abonnés sur un même site est un atout majeur, car elle permet une mutualisation maximum des moyens. Mais il est possible d’organiser une conciergerie inter-entreprise pour plusieurs petites structures rassemblées sur une même zone d’activité ou dans un même immeuble.

A cela s’ajoutent des frais de mise en place qui varient considérablement d’une conciergerie à l’autre, mais aussi en fonction des demandes de la structure cliente.

Bien entendu dans le cas où des permanences physiques sont prévues, le mobilier de la conciergerie devra s’adapter à la décoration intérieure du client demandeur.

L’équipement minimum pour ces présences est :

·  Un bureau ou un comptoir,

·  une chaise

·  une ligne téléphonique interne

·  une armoire pour le dépôt et le retour des articles, plus ou moins sophistiquée, selon

o   le lieu d’installation:  sous surveillance ou dans un lieu public de passage

o   les horaires des abonnés: équipe de nuit ou non

o   le nombre de collaborateurs nomades

o   la disponibilité des abonnés (ex du personnel médical qui ne peut pas s’interrompre pour réceptionner ses articles).

L’un des critères majeurs d’observation est le potentiel de pérennité de la conciergerie. Car en effet, quoi de plus risqué que de mettre en service une conciergerie à destination des salariés pour que celle-ci disparaisse au bout de quelques mois.